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Todo lo que requiere tu atención hoy, en un solo sitio. Haz clic en cualquier elemento para ir a él.
Notificaciones de la Administración
Los avisos de cortesía de la DEHú, la AEAT, la Seguridad Social, el SEPE, la DGT y Extranjería que llegan al buzón, con el interesado identificado por su NIF, el cliente vinculado y el plazo calculado. El email es solo el aviso: la notificación hay que abrirla en la sede, y a los 10 días naturales se da por rechazada.
Tareas y recordatorios
Reparto de trabajo entre el equipo. Arrastra con los botones ◀ ▶ para mover una tarea de columna.
Recordatorios
Un apunte con fecha, para ti o para mandárselo al cliente ese día. Lo de arriba es trabajo que se reparte; esto es acordarse de algo.
Clientes
Expedientes
Plantillas de respuesta
Usa {nombre} en el texto para insertar automáticamente el nombre del cliente al enviar.
Por cobrar
Honorarios y tasas oficiales pendientes de cobro, por cliente. Reclama por WhatsApp con un clic. Los importes se marcan como cobrados desde cada expediente.
Contabilizar facturas
Sube los PDF o las fotos de las facturas de un cliente: la IA las lee, el CRM comprueba NIF e importes y propone la cuenta del PGC con el motivo. Confirmas o corriges (aprende para la próxima del mismo proveedor), subes el extracto del banco para casar cobros y pagos, y descargas el Excel para importarlo en Aon. Las facturas se emiten en Aon con Verifactu; aquí solo se contabilizan.
🏦 Banco
Movimientos del extracto: los que casan con una factura por importe, fecha y nombre salen como conciliados; el resto llevan una cuenta propuesta por el concepto del banco (comisiones, Seguridad Social, Hacienda, nómina…) o quedan en 555 «pendientes de aplicación» hasta que se identifiquen.
Informes de trámites
Ingresos (honorarios de la gestoría)
Tasas oficiales gestionadas
Ingresos por mes (cobrado)
Trámites por área
Por tipo de cliente
Facturación por área
Detalle por trámite
Rendimiento por usuario
Agenda de vencimientos
Todo lo que vence — fechas límite de expedientes, citas y recordatorios — en un solo sitio, ordenado por fecha.
Trámites
Lo que la gestoría sabe de cada trámite: qué papeles hay que pedir y cuánto cuesta. Antes eran dos pestañas distintas y había que saltar de una a otra para el mismo trámite.
Documentos a pedir
Crea, por trámite, la lista de documentos que hay que pedirle al cliente. Desde el chat se la envías con un clic (botón 📋). Variables: {nombre} y {tramite}.
Precios y tasas
Consulta rápida de honorarios y tasas orientativas por trámite. Desde el chat, el botón 📖 busca un trámite e inserta el presupuesto listo para enviar.
Formularios
Añade tus formularios de JotForm (pega el enlace del formulario o de su tabla de respuestas). Se muestran aquí dentro del CRM. Solo se aceptan enlaces de JotForm.
Citas
Calendario de Outlook
Eventos del calendario compartido de Outlook (incluye lo que creéis directamente en Outlook, no solo las citas del CRM).
Campañas por etiqueta
Envía un mensaje a todos los clientes que tengan una etiqueta (ej. avisar del inicio de la campaña de la renta a la etiqueta «renta»). Si un cliente lleva más de 24 h sin escribir, se usa automáticamente la plantilla de Meta si está activada en Automatizaciones.
Campañas enviadas
Automatizaciones
Los mensajes automáticos aparecen en el chat marcados con 🤖 y solo salen en el horario de la gestoría (nunca en vacaciones). Los recordatorios con la casilla «Enviar por WhatsApp al cliente» se mandan siempre en su fecha, sin interruptor aparte. Variables habituales: {nombre}, {tramite}, {documentos}.
💬 Mensajes automáticos al cliente
Se envía a cualquier cliente que escriba — nuevo o ya existente — como máximo una vez cada las horas indicadas. Llega como menú de WhatsApp con botón: el cliente elige un área y recibe sus precios al momento (también funciona si escribe el número o el nombre del área). Si usas esta, desactiva la automatización equivalente de YCloud para no duplicar.
Se envía una sola vez por cliente cada 12 h cuando escribe fuera del horario.
Entre las dos fechas (incluidas), a quien escriba se le responde solo con este aviso (no se le manda el menú, la bienvenida ni la respuesta fuera de horario), como máximo una vez cada 24 h por cliente (desde el último aviso, no por día natural). Además se pausan los envíos automáticos (cobros automáticos, avisos de renovación, reclamos y recordatorios) hasta la vuelta. Variables: {nombre}, {desde}, {hasta}.
Cuando marcas un expediente como completado, el cliente recibe (una sola vez) un WhatsApp pidiéndole una reseña con tu enlace de Google. Variables: {nombre}, {enlace}.
Al poner un expediente en «Esperando documentación» se envía la petición (usa el campo «Documentación necesaria» del expediente). Si el cliente no responde, se reclama una vez pasados los días indicados.
🔄 Caducidades y renovaciones
Dos avisos distintos según dónde esté la fecha: en un documento del cliente o en un expediente. Cada aviso se manda una sola vez; si corriges la fecha, vuelve a avisar.
Para los documentos de identidad apuntados en la ficha del cliente (TIE, pasaporte, carné de conducir). Avisa antes de que caduquen: Crea un recordatorio interno y, si quieres, le propone al cliente encargaros la renovación. Cada aviso se manda una sola vez por documento; si corriges la fecha, vuelve a avisar. Variables: {nombre}, {documento}, {fecha}, {dias}.
Para los expedientes con fecha de caducidad (ITV, certificado digital, licencias, permisos de trabajo o residencia ligados a un trámite). Cuando falten los días indicados, se crea un recordatorio interno y —según marques— se avisa al cliente y se genera el expediente de renovación. Variables: {nombre}, {tramite}, {fecha}.
Lo que hay que presentar por cada cliente una y otra vez: el 303 de cada trimestre, las nóminas del mes, el 190 de enero. Se marca en la ficha de cada cliente qué obligaciones tiene, y el CRM crea sola la tarea antes de cada vencimiento y, si quieres, le pide al cliente los papeles que hacen falta. Cada vencimiento se avisa una sola vez. Variables: {nombre}, {modelo}, {periodo}, {fecha}, {dias}, {documentos}. Si lo dejas vacío, se usa un texto que ya pide la documentación de cada modelo.
⚠️ Esto es una agenda, no una fuente legal. Las fechas son las del calendario ordinario de la AEAT y se corren al siguiente día hábil si caen en fin de semana o festivo, pero la AEAT publica cada año su calendario oficial y manda ese. Sirve para que nadie se olvide, no para decidir el último día sin mirar.
Aviso automático por WhatsApp antes de una cita en Extranjería, la Jefatura de Tráfico, el INSS o el SEPE, con la lista de lo que tiene que llevar. Perder una de estas citas retrasa el trámite meses, así que se avisa con más antelación que en las citas con la gestoría. Variables: {nombre}, {organismo}, {oficina}, {direccion}, {fecha}, {hora}, {documentos}.
WhatsApp solo permite texto libre durante las 24 h siguientes al último mensaje del cliente. Si pasa más tiempo, los avisos automáticos se envían con esta plantilla aprobada de Meta (créala en YCloud con dos variables: {{1}} = nombre y {{2}} = texto del aviso). Los mensajes enviados así aparecen con 📋 en el chat.
📅 Citas y cobros
🕘 Horario de la gestoría
Se usa para la respuesta fuera de horario y como franja de envío de los mensajes programados. Admite horario partido: si trabajas mañana y tarde, rellena los dos tramos y a mediodía el CRM sabrá que está cerrado. Para horario continuo, deja el segundo tramo vacío.
Al dar una cita se envía la confirmación al momento, y el recordatorio el día anterior (dentro del horario). Variables: {nombre}, {fecha}, {hora}, {motivo}, {donde} (dirección o videollamada) y {enlaceCita} (para que pueda anularla o cambiarla).
Confirma pulsando en el enlace de su cita o respondiendo «sí» por WhatsApp. Las citas de mañana sin confirmar salen en el panel «Hoy» para que puedas llamar.
El cliente reserva un hueco libre desde su enlace de seguimiento (botón «Reservar cita»). Los huecos salen de tu horario de la gestoría, descontando las citas que ya tengas, los días de vacaciones y —si Outlook está activado— lo que tengas ocupado en tu calendario de Outlook. Para tapar un día o unas horas concretas, basta con crear un evento en Outlook: si lo marcas como «Disponible» no bloquea, y uno de todo el día tapa la jornada entera. La cita se crea sola (y en Outlook), con confirmación por WhatsApp.
Para cerrar un día suelto (un festivo local, una mañana de juicio) sin tener que ir a Outlook. Deja las horas en blanco para tapar el día entero. Lo que bloquees en Outlook sigue contando igual.
Es independiente del horario de la gestoría de arriba: puedes atender toda la semana y dar cita solo algunos días. Si no marcas ninguno, se usan los días del horario general.
Las citas van seguidas desde la hora de inicio, separadas por la duración del hueco. Con 3 citas desde las 10:00 y huecos de 30 min salen las 10:00, 10:30 y 11:00. Lo que pongas aquí manda: se ofrecen todas las citas indicadas aunque la última se pase del horario de cierre de arriba (los días de la semana y las vacaciones sí se respetan). Desmarcando la casilla se vuelve a ofrecer el horario entero.
Un único enlace que puedes pegar en WhatsApp, en tu estado, en la web o en Google. No hace falta ser cliente: quien entra elige hueco y deja su nombre y su teléfono. Si ese teléfono ya está en tus clientes, la cita se le engancha a su ficha; si no, se le crea con la etiqueta cita-web. Se muestra en los cinco idiomas del portal.
No se reserva el hueco para nadie: se manda el enlace y lo coge quien antes entre. Reservarlo «para el primero» obligaría a esperar su respuesta con el hueco bloqueado, que es justo lo que se intenta evitar. La lista se ve y se gestiona en Citas.
Antes de crear la cita se manda un código de 6 cifras al WhatsApp que ha escrito, y hasta que no lo acierta no hay ni ficha ni cita: solo un hueco apartado que se suelta solo. Sin esto, cualquiera puede reservar poniendo el número de otra persona, que es quien recibiría los avisos. Solo se le pide a quien no está ya en el CRM y solo si la cita no se cobra: si se cobra, la tarjeta ya es filtro de sobra. La plantilla tiene que estar aprobada por Meta y llevar el código en la primera variable; sin ella el mensaje solo llega a quien te haya escrito en las últimas 24 horas.
El código se genera aquí mismo, sin Google ni ningún servicio externo, así que no se comparte nada de quien reserva. Aunque lo desmarques siguen actuando dos filtros que nadie nota: un campo trampa invisible y un tiempo mínimo de relleno. Ten en cuenta que un código de imagen deja fuera a personas ciegas: por eso el formulario les ofrece escribirte por WhatsApp.
Quien reserva acepta este aviso con una casilla obligatoria, y queda registrado cuándo lo hizo. Si cobras la cita al reservar, el enlace público lleva al pago igual que el enlace personal.
El cliente paga la asesoría al reservar. Con tarjeta (SumUp) la cita queda confirmada y en Outlook automáticamente. Con transferencia, el hueco se aparta como «pendiente de pago» y tú lo confirmas a mano cuando veas el ingreso.
🔎 Buscar el ingreso en el extracto
El extracto del banco ya se lee en Contabilizar; esto solo dice cuál de esas empresas es tu propia cuenta, para cruzar los ingresos con las citas que esperan transferencia. Al subir el extracto, cada reserva pendiente enseña el ingreso que le corresponde, y ya solo hay que darle a Confirmar. Se exige que el importe cuadre al céntimo y que el concepto se parezca al que se le dio al cliente; si dos ingresos encajan igual de bien, no elige ninguno. Marcando la casilla se confirman solas las que no admiten duda (importe exacto y concepto completo).
Reclama solo, por WhatsApp, el saldo pendiente (honorarios y, si quieres, tasas; agrupado por cliente) a quien lo tenga desde hace más de X días, y no vuelve a insistir hasta pasados los días que indiques. Es la versión automática del botón «Reclamar» de «Por cobrar». Solo envía en horario laboral y respeta la ventana de 24 h. Sustituye al antiguo «Recordatorio de honorarios pendientes», que reclamaba lo mismo expediente a expediente.
🤖 Inteligencia artificial
⚠️ Lee esto antes de activarlo. Esta función envía las imágenes de los documentos que el cliente manda por WhatsApp (pasaportes, empadronamientos, contratos) a la API de Anthropic para que los clasifique. Eso significa comunicar datos personales —y de categoría especial en algunos casos— a un encargado del tratamiento distinto del CRM. Actívalo solo si esa comunicación está recogida en tu registro de actividades de tratamiento y en la información que das a tus clientes. La revisión nunca se dispara sola: la lanzas tú desde el expediente, y nada se marca sin que lo confirmes. Cada revisión queda en el registro de auditoría. Requiere ANTHROPIC_API_KEY (Claude es el que lee documentos; OpenAI no vale aquí).
Por debajo de esa confianza, el documento se muestra aparte como «revísalo tú» en lugar de proponerse para marcar.
⚠️ Lee esto antes de activarlo. La pestaña Contabilizar envía las facturas de tus clientes (PDF o fotos, con NIF y nombres de proveedores y clientes) a la API de Anthropic para leerlas. Es una comunicación de datos a un encargado del tratamiento distinto del CRM: actívalo solo si está recogido en tu registro de actividades y en el contrato con el cliente. La IA solo lee; la cuenta se propone y la confirma una persona. Cada tanda queda en el registro de auditoría. Requiere ANTHROPIC_API_KEY.
Claves disponibles: fecha, asiento, subcuenta, cuenta, nombre, concepto, documento, debe, haber, importe, nif, tercero, tipo, base, tipoIva, cuotaIva, retencion, total, serie, numero. Abre en Aon la plantilla de importación de asientos, mira qué columnas pide y ponlas aquí en ese orden: el resto de hojas (Recibidas, Emitidas, Diario, Banco, Terceros) no cambian.
Convierte los audios entrantes en texto para leerlos y buscarlos. Requiere configurar OPENAI_API_KEY (o TRANSCRIBE_URL) en el servidor. ⚠️ Los audios pueden contener datos sensibles: actívalo solo si el proveedor cumple el RGPD.
🏢 Datos, legal y plazos
🏢 Datos de la gestoría
Aparecen en la cabecera (membrete) de los recibos y los documentos pre-rellenados, junto al logo. Deja en blanco lo que no quieras mostrar.
📝 Consentimiento del cliente (RGPD + autorización)
Texto que el cliente acepta desde su página de seguimiento. Queda registrado con fecha y hora como prueba del consentimiento.
Avisa al administrador (por Telegram, ~una vez al mes) de los clientes que llevan mucho tiempo inactivos y sin trámites abiertos, para que revises si procede borrarlos. Nunca borra solo: solo informa; el borrado lo haces tú desde la ficha del cliente (que ya elimina también sus documentos).
⏱️ Plazos administrativos — calendario de festivos
Con este calendario el CRM calcula la fecha límite de los expedientes (botón «Calcular» en la ficha, junto a «Fecha límite»). Las fiestas del Estado y las que dependen de la Pascua — Jueves y Viernes Santo, Corpus — se calculan solas cada año, no hay que tocarlas. Lo que sí hay que poner a mano es lo que no se puede adivinar: los dos festivos locales de Toledo y las sustituciones de las fiestas que caen en domingo. Confírmalos en el BOE, el DOCM y el calendario del Ayuntamiento.
Cargando el calendario…
🔧 Sistema
🔧 Estado de la configuración
Qué está puesto y qué falta, y qué deja de funcionar por cada hueco. Útil después de tocar algo en Render: aquí se ve si ha cogido. No se muestra el valor de nada, solo si está o no.
☁️ Microsoft 365
…
Escribe el nombre exacto del calendario compartido. Déjalo vacío para usar el calendario principal del buzón.
Requiere el permiso Mail.Read en la app de Entra ID (ver README). El CRM solo lee la bandeja de entrada de ese buzón y solo se queda con los avisos oficiales; el resto del correo ni se guarda.
Con esta opción, de las copias de la base de datos queda en el disco del CRM solo la del último día: así el CRM puede recuperarse solo si la base se estropea. Las demás quedan en SharePoint y se bajan desde «Copias que están en la nube», aquí abajo. Si una subida fallara, esa copia se conserva en local para no perderla.
Esto no afecta a los documentos: las fotos de pasaporte y los PDF de data/uploads, y los archivos 📎 adjuntos-…, siguen en el disco del CRM además de en SharePoint. Son los que de verdad ocupan.
💾 Copias de seguridad
Cada día se guarda automáticamente una copia de todos los datos (clientes, chats, expedientes, citas…). Los archivos adjuntos están en la carpeta data/uploads. Si activas la subida a la nube (arriba), la copia también se guarda en SharePoint.
Cuántas se conservan. Las diarias cubren el susto que se ve enseguida; las semanales y las mensuales, el borrado por error que no se descubre hasta semanas después, cuando todas las copias recientes ya arrastran el fallo. Ocupan poco: son ficheros comprimidos de datos, no los documentos.
Con «copias solo en SharePoint» activado, estos números no gobiernan el disco del CRM: allí queda una sola copia, la del último día. Las demás se conservan en SharePoint y se bajan desde «Copias que están en la nube».
Estos tres números no se guardan hasta que pulses «Guardar cambios», arriba del todo de la pestaña. El botón de aquí abajo solo crea una copia.
🔎 ¿En qué copia está este cliente?
Si has borrado un cliente sin querer —o te falta una ficha y no sabes desde cuándo—, escribe aquí su nombre, su teléfono o su NIE. Se abre una a una cada copia y se te dice en cuáles aparece, sin tocar nada. Así sabes exactamente qué copia restaurar antes de hacerlo.
☁️ Copias que están en la nube
Copias guardadas en SharePoint. Para probar o restaurar una, primero bájala: se guarda en el CRM y aparece arriba con los botones de siempre. No hace falta entrar en SharePoint ni tocar el servidor.
🔐 Sesiones activas
Dispositivos que tienen el CRM abierto con tu usuario (un administrador ve los de todo el equipo). Si pierdes el móvil o dejas una sesión abierta en un ordenador ajeno, ciérrala desde aquí. Las sesiones caducan solas a los 30 días, o antes si pasan varios días sin usarse.